Viele Inhaber eines ambulanten Pflegedienstes arbeiten Vollzeit, ohne dass eine einzige der bezahlten Stunden auf eine SGB-XI-Leistung gebucht wird. Lohnbuchhaltung, Tourenplanung, Recruiting, IT-Support, Reklamationen mit der Pflegekasse. Diese Aufgaben sind pflegefremd, also nicht abrechenbar, und sie fressen Marge.

In einem typischen ambulanten Pflegedienst binden pflegefremde Aufgaben 80 bis 160 Stunden pro Monat und reduzieren die EBITDA-Marge um 2 bis 5 Prozentpunkte. Im Verkaufsprozess führt das fast immer zu einem niedrigeren Multiple, weil ein Käufer den Inhaber-Aufwand sauber aus dem EBITDA herausrechnet.

Wer diese Aufgaben vor dem Verkauf strukturiert auslagert oder dokumentiert, erzielt 0,5x bis 1x höhere Verkaufs-Multiples. Genau darum geht es in diesem Artikel: wie pflegefremde Aufgaben entstehen, was sie kosten und wie sich der Hebel auf den Preis bei einem geplanten Pflegedienst-Verkauf heben lässt.

Was pflegefremde Aufgaben im ambulanten Pflegedienst sind

Der Begriff ist im SGB XI nicht legaldefiniert, hat sich in der Praxis aber klar etabliert. Pflegefremd ist alles, was nicht unter Paragraph 36 SGB XI (Pflegesachleistungen), Paragraph 37 Absatz 3 SGB XI (Beratungseinsätze) oder Paragraph 39 SGB XI (Verhinderungspflege) abrechenbar ist und auch nicht zur Behandlungspflege nach Paragraph 37 SGB V zählt.

Abrechnung und Buchhaltung umfassen die monatliche Leistungsabrechnung über die Datenträgeraustausch-Verordnung nach Paragraph 105 SGB XI, Privatzahler-Rechnungen, Mahnwesen, Lohnbuchhaltung und Steuerberater-Zuarbeit. Tourenplanung und Disposition heißt Wochenpläne erstellen, Krankheitsausfälle umrouten, Wegezeiten optimieren und Klienten-Wunschzeiten balancieren.

Personal-Verwaltung deckt Verträge, Dienstplanung nach Arbeitszeitgesetz, Urlaubsanträge, Fortbildungs-Nachweise nach Paragraph 71 SGB XI für die verantwortliche Pflegefachkraft und Berufsgenossenschafts-Meldungen ab. Dazu kommen IT und Pflege-Software, also Wartung der eDokumentation wie MediFox, Vivendi oder Connext, mobile Endgeräte, VPN, Datenschutz nach DSGVO und Pflegegeheimnis. Der fünfte Block ist Recruiting und Marketing mit Stellenanzeigen, Vorstellungsgesprächen, Onboarding und Klienten-Akquise über Hausarzt-Netzwerke und Kliniken.

Nicht zu verwechseln ist das mit Hauswirtschaft nach Paragraph 36 Absatz 2 SGB XI, also Einkaufen, Kochen oder Reinigung beim Pflegebedürftigen. Diese Leistungen sind über den Pflegesachleistungsbetrag abrechenbar und damit ein Umsatzträger, kein Kostentreiber.

Was die pflegefremden Tätigkeiten im Jahr kosten

Warum die Stunden nicht in der Bilanz auftauchen

Bei 1,8 Millionen Euro Umsatz sind die 88.680 Euro aus pflegefremder Verwaltung rund 4,9 Prozent vom Umsatz, die nicht beim Klienten ankommen. Kommt der Inhaber selbst zum Einsatz, ist das in der Bilanz oft nicht sauber abgegrenzt, weil das Inhaber-Gehalt unter Marktniveau gebucht ist oder Ausschüttungen statt Gehalt fließen.

Genau hier setzt die EBITDA-Bereinigung an. Das Inhaber-Gehalt muss auf Marktniveau bewertet werden, typisch 95.000 bis 130.000 Euro für Pflegedienstleitung plus Geschäftsführung. Diese Korrektur zieht ein Käufer vom ausgewiesenen Ergebnis ab, bevor er einen Multiple ansetzt.

Ambulante Pflegedienste erreichen 2026 typisch eine EBITDA-Marge zwischen 7 und 14 Prozent. Pflegefremde Aufgaben schlagen mit 2 bis 5 Prozentpunkten zu Buche, je nach Auslagerungsgrad und Inhaber-Aufwand. Die bereinigte Marge ist die Zahl, mit der ein Käufer rechnet, und sie bestimmt am Ende den Unternehmenswert Ihres Pflegedienstes.

Welche Auslagerung in der Praxis funktioniert

Nicht jede pflegefremde Aufgabe muss ausgelagert werden. Manche sind operativ zu nah am Klienten-Kontakt, andere lassen sich extern sauber abbilden. DATEV-zertifizierte Lohnbüros oder Steuerberater übernehmen die Lohnabrechnung für 18 bis 28 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Bei 28 Mitarbeitern sind das rund 7.500 bis 9.500 Euro pro Jahr, gegenüber rund 9.000 Euro intern. Die Rechnung trägt sich nicht über Kostensenkung, sondern über zurückgewonnene Zeit der Verwaltungskraft. Anbieter wie ETL ADHOGA, Treufa oder DATEV-Steuerberater decken den Bereich ab.

Pflege-Recruiting-Agenturen wie heyJobs, Pflegia oder Stepstone Care übernehmen Stellenanzeigen, Vorauswahl und Erstgespräche. Kosten pro Hire liegen bei 1.800 bis 4.500 Euro für Pflegefachkräfte. Bei 22 Prozent Fluktuation laut BARMER Pflegereport 2024 und 28 Mitarbeitern entspricht das rund 6 Neueinstellungen pro Jahr, also 12.000 bis 25.000 Euro extern gegenüber rund 9.200 Euro internem Zeitaufwand. Hier rechnet sich Outsourcing erst, wenn die Bewerber-Qualität spürbar höher ist.

Für Pflegedienste mit hauswirtschaftlichen Leistungen nach Paragraph 36 SGB XI ist ein Sub-Kontrakt oft sinnvoll. Anbieter wie Home Instead oder Promedica Plus übernehmen Einkauf, Reinigung und Begleitung gegen einen Stunden-Subkontrakt-Preis von 24 bis 32 Euro. Der Pflegedienst rechnet die Leistung im eigenen Namen mit der Pflegekasse ab und behält 4 bis 9 Euro Marge pro Stunde, ohne eigenes Hauswirtschafts-Personal zu führen.

Bei IT und eDokumentation bieten Hersteller wie MediFox Dan, Vivendi oder Connext Service-Pakete von 180 bis 420 Euro pro Monat für 24/7-Support, Updates und Backup. Eine eigene IT-Kraft ist erst ab rund 60 Mitarbeitern wirtschaftlich. Bei 28 Mitarbeitern spart der Service-Vertrag rund 4.000 bis 5.500 Euro pro Jahr gegenüber interner Lösung.

Wie der pflegefremde Anteil die Marge drückt

Warum saubere Strukturen den Multiple heben

EBITDA-Multiples für ambulante Pflegedienste liegen 2026 zwischen 3,0x und 6,5x, abhängig von Größe, Region und Käufer-Typ. Saubere Strukturen verschieben den Multiple um 0,5x bis 1,0x nach oben. Welche Multiples in Bewertungen realistisch sind, hängt am Ende an genau diesen Faktoren.

Für den Beispiel-Pflegedienst mit 1,8 Millionen Euro Umsatz liegt die Differenz zwischen der schwächsten und der stärksten Variante bei 198.000 Euro Verkaufspreis, bei nahezu identischem EBITDA. Der Grund ist nicht die absolute Zahl, sondern die Übergabe-Fähigkeit.

Ein Käufer zahlt einen höheren Multiple, wenn der Betrieb auch ohne Inhaber funktioniert, also Pflegedienstleitung delegiert ist, IT dokumentiert ist und externe Dienstleister mit klaren Verträgen arbeiten.

Was die Struktur am Verkaufspreis ausmacht

Sechs Schritte zur Optimierung vor dem Verkauf

Wer 18 bis 24 Monate vor Verkauf beginnt, hebt den Multiple voll. Kürzere Zeiträume bringen Teileffekte, weil Käufer historische Zahlen sehen wollen.

Häufige Fragen zu pflegefremden Aufgaben und Marge