Der Dienstplan ist in vielen Pflegebetrieben das Dokument mit der größten Sprengkraft. Er entscheidet über freie Wochenenden, über das Einspringen aus dem Frei und darüber, ob eine Pflegekraft im nächsten Jahr noch da ist.

In einer Umfrage des Deutschen Berufsverbands für Pflegeberufe unter 2.373 Pflegenden (DBfK, Erhebung Dezember 2018 bis Januar 2019) nannten 62,2 Prozent ausreichend eingeplantes Personal als wichtigstes Kriterium eines guten Dienstplans, 44,3 Prozent einen verbindlichen Plan mindestens vier Wochen im Voraus und 38,3 Prozent Puffer für kurzfristigen Ausfall.

Genau hier setzt KI-gestützte Dienstplanung an. Dieser Beitrag geht tiefer als der Überblick zu KI in der Pflege und klärt, was die Software tatsächlich tut, welche Regeln gelten, was sie kostet und woran Projekte scheitern.

Das Wichtigste in Kürze

· Funktion. Planvorschläge aus Bedarf, Qualifikationen, Wünschen und Regeln, geprüft gegen Arbeitszeitgesetz und Tarif, mit Ersatzvorschlag bei Ausfällen. Die Entscheidung bleibt beim Planenden (Fraunhofer IAO, 2023).

· Recht. Ruhezeit mindestens elf Stunden, in Pflegeeinrichtungen mit Ausgleich um bis zu eine Stunde kürzbar (§ 5 ArbZG). Personalanhaltswerte für vollstationäre Einrichtungen seit 01.07.2023 (§ 113c SGB XI). Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 6 BetrVG.

· Nutzen. Zeitersparnis bei der Planerstellung ist durch Anwenderberichte der Anbieter belegt, der hohe Stellenwert verlässlicher Pläne durch die DBfK-Umfrage 2018/19. Unabhängige Studien zur Fluktuation fehlen (Stand September 2026).

· Kosten. Lizenz nach Zahl der Mitarbeiter und Modulen, dazu Einführung und Schnittstellen. Öffentliche Preise nennen die geprüften Anbieter nicht.

· Verkauf. Ein sauberer Dienstplan-Datensatz belegt Personalstabilität und Rechtstreue in der Due Diligence.

Was KI-Dienstplanung konkret tut

Hinter dem Begriff stecken meist zwei Techniken. Regelbasierte Optimierer rechnen alle Vorgaben gegeneinander und suchen den besten zulässigen Plan, lernende Modelle ergänzen sie bei der Vorhersage von Bedarf und Ausfällen. Welche Technik im Produkt steckt, legen Anbieter selten offen.

· Bedarfsprognose. Die Software leitet aus Belegung, Pflegegraden, Touren oder Wohnbereichen den Personalbedarf je Schicht ab. Planerio beschreibt dafür einen Bedarfscheck je Wohnbereich und Schicht (Anbieterangabe, planerio.de).

· Wunsch- und Qualifikationsabgleich. Mitarbeiter hinterlegen Frei- und Dienstwünsche in einer App, das System gleicht sie mit Qualifikationsprofilen ab. MEDIFOX DAN schlägt nach eigener Darstellung nur Kräfte vor, die rechtlich und fachlich für den Einsatz qualifiziert sind (Anbieterangabe, medifoxdan.de).

· Ausfallmanagement. Bei einer Krankmeldung filtert das System, wer nach Qualifikation, Ruhezeit und Stundenkonto einspringen kann, und ersetzt die Telefonkette durch eine Anfrage per App.

· Regelprüfung. Jeder Vorschlag wird gegen Arbeitszeitgesetz, Tarifvertrag und individuelle Vereinbarungen geprüft. Connext beschreibt für Vivendi PEP automatische Prüfungen tariflicher, gesetzlicher und individueller Regeln (Anbieterangabe, connext.de).

Der rechtliche Rahmen

Ein Dienstplan ist zuerst ein Rechtsdokument. Die Software muss die Regeln kennen, der Betrieb muss sie hinterlegen.

· Arbeitszeitgesetz. Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten, bis zu zehn Stunden sind zulässig, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden eingehalten werden (§ 3 ArbZG). Die Ruhezeit beträgt mindestens elf Stunden. In Einrichtungen zur Pflege und Betreuung darf sie um bis zu eine Stunde verkürzt werden, wenn der Ausgleich innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden erfolgt (§ 5 ArbZG).

· Personalbemessung. § 113c SGB XI legt seit 01.07.2023 bundeseinheitliche Personalanhaltswerte je Pflegegrad und Qualifikationsniveau für vollstationäre Einrichtungen fest. Für ambulante Dienste existiert kein verbindliches Verfahren. Die Software muss die Anhaltswerte als Sollbesetzung abbilden können.

· Mitbestimmung. Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, Pausen und die Verteilung auf die Wochentage unterliegen nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG der Mitbestimmung des Betriebsrats, vorübergehende Änderungen der Arbeitszeit nach Nr. 3, technische Einrichtungen mit Überwachungspotenzial nach Nr. 6. Eine Dienstplan-Software mit Zeiterfassung erfüllt regelmäßig alle drei Tatbestände, weshalb eine Betriebsvereinbarung vor dem Rollout steht.

· Zeiterfassung. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG zur Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet sind. Ein Initiativrecht des Betriebsrats für die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung verneinte das Gericht deshalb.

Welcher Nutzen belegt ist

Beim Nutzen lohnt es sich, Anbieterangaben und unabhängige Befunde zu trennen.

Zeitersparnis in der Planerstellung ist plausibel. MEDIFOX DAN nennt für eine stationäre Einrichtung eine Ersparnis von bis zu 1,5 Stunden pro Dienstplan gegenüber zwei Stunden manueller Erstellung (Anwenderbericht, 23.06.2022). Das ist eine Herstellerangabe ohne unabhängige Prüfung.

Zur Fluktuation ist die Lage anders. Der Zusammenhang zwischen verlässlichen Plänen und Bindung ist dokumentiert, die Wirkung einer bestimmten Software ist es nicht. In der DBfK-Umfrage 2018/19 gaben nur 24,1 Prozent der 2.373 Befragten an, in den letzten zwölf Monaten nie an einen Arbeitgeberwechsel gedacht zu haben, 4,5 Prozent dachten täglich daran. Eine DBfK-Umfrage von 2016 ergab, dass nur in 37,8 Prozent der Einrichtungen der Dienstplan vier Wochen im Voraus vorlag.

Der Nutzen liegt damit weniger im Algorithmus als in der Verlässlichkeit, die er ermöglicht. Eine unabhängige Studie, die eine messbare Senkung der Fluktuation durch KI-Dienstplanung in deutschen Pflegebetrieben nachweist, haben wir bei MSI nicht gefunden (Stand September 2026). Wer eine solche Zahl im Verkaufsgespräch hört, sollte nach der Quelle fragen.

Was KI-Dienstplanung kostet

Keiner der drei geprüften Anbieter veröffentlicht Preise. Planerio schreibt, die Kosten hingen von der Zahl der Mitarbeiter und den gewählten Modulen ab (planerio.de, abgerufen September 2026). Damit ist die Kostenlogik beschrieben, auch wenn die Beträge fehlen.

· Lizenz. Abrechnung je Mitarbeiter und Monat, gestaffelt nach Modulen wie Zeiterfassung, App, Tourenplanung oder KI-Vorschlag.

· Einführung. Stammdaten erfassen, Qualifikationen und Arbeitszeitmodelle hinterlegen, Tarif- und Hausregeln abbilden, Planende schulen. Dieser interne Aufwand wird häufig unterschätzt.

· Schnittstellen. Anbindung an Lohnabrechnung, Zeiterfassung, Pflegedokumentation und Tourenplanung. Connext nennt für Vivendi PEP die Kopplung an Lohnabrechnungssoftware, Planerio über 100 Schnittstellen (Anbieterangaben).

Rechnen Sie dagegen die Stunden, die Ihre Leitungskräfte heute mit Planung und Ausfallmanagement verbringen, und die vermeidbaren Kosten für Leasingkräfte.

Wo KI-Dienstplanung scheitert

Die Technik ist selten das Problem. Gescheitert wird an den Voraussetzungen.

· Datenqualität. Ohne vollständige Stammdaten zu Qualifikationen, Verträgen, Wünschen und Abwesenheiten rechnet der Optimierer mit falschen Annahmen. Das vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales geförderte Projekt pulsnetz setzte für seinen Demonstrator ein regelbasiertes Expertensystem ein, weil qualifiziert bewertete Dienstplandaten nicht vorlagen.

· Akzeptanz. Ein Plan, dessen Logik niemand erklärt, wirkt willkürlich, auch wenn er rechnerisch fair ist. Planende fürchten Kontrollverlust, Mitarbeiter fürchten Überwachung. Ohne frühe Einbindung von Team und Betriebsrat kippt das Projekt in der Praxis.

· Sonderregeln. Jeder Betrieb hat Absprachen, die in keinem Tarifvertrag stehen, etwa die feste Freitagsschicht oder die Rücksicht auf Kita-Zeiten. Was nicht als Regel hinterlegt ist, überschreibt der Algorithmus, und Planende korrigieren von Hand nach.

· Ambulante Besonderheit. Im ambulanten Dienst hängt der Dienstplan an der Tourenplanung. Das Fraunhofer IAO nennt für den ambulanten Bereich Wegzeiten und Tourenoptimierung als zusätzliche Planungsdimension (2023). Wer beides getrennt plant, verschiebt das Problem.

KI-Dienstplanung als Werthebel beim Verkauf

In der Due Diligence fragen Käufer nach Fluktuation, Überstundenkonten, Leasingkosten und der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes. Eine Dienstplan-Software liefert diese Daten in prüfbarer Form.

Der Effekt auf den Kaufpreis läuft über zwei Wege. Über das Ergebnis, wenn weniger Leasingkräfte und Planungsstunden die Marge verbessern, wie im Beitrag zur Gewinnmarge und Rentabilität im Pflegedienst beschrieben. Und über das Risiko, weil ein Käufer für belegte Personalstabilität einen geringeren Abschlag ansetzt. Personalstabilität zählt zu den Werthebeln auf der Seite Unternehmenswert Pflege.

Für Verkäufer heißt das, die Einführung nicht erst im Verkaufsprozess zu starten. Ein System, das seit ein oder zwei Jahren läuft, liefert eine Datenhistorie. Was Käufer anfordern, zeigt die Seite Due Diligence, den Gesamtablauf beschreibt Ambulanten Pflegedienst verkaufen.

Häufige Fragen zur KI-Dienstplanung in der Pflege

Quellen und Einordnung

DBfK, Ergebnisse einer Online-Umfrage zum Dienstplan, Erhebung 01.12.2018 bis 16.01.2019, 2.373 Teilnehmende, mit Vergleichswerten der DBfK-Umfrage „Mein Recht auf Frei" von 2016, https://www.dbfk.de/media/docs/newsroom/publikationen/Umfrage-Dienstplan-Ergebnisse.pdf.

Fraunhofer IAO, Künstliche Intelligenz in der Dienst- und Tourenplanung, 03.08.2023, https://pflege.iao.fraunhofer.de/news/allgemein/kuenstliche-intelligenz-in-der-dienst-und-tourenplanung/. Projekt pulsnetz (BMAS-Programm Zukunftszentren KI), https://gesund.pulsnetz.de/ki-projekt/ki-garage/ki-basierte-dienstplanoptimierung.

Gesetzestexte. § 3 ArbZG https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__3.html, § 5 ArbZG https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__5.html, § 113c SGB XI https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_11/__113c.html, § 87 BetrVG https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__87.html. BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21, https://dejure.org/dienste/vernetzung/rechtsprechung?Gericht=BAG&Datum=13.09.2022&Aktenzeichen=1+ABR+22%2F21.

Anbieterangaben, abgerufen im September 2026. Connext https://www.connext.de/software/vivendi-pep.aspx, MEDIFOX DAN https://www.medifoxdan.de/blog/kurz-nachgefragt-ki-dienstplanung/, Planerio https://planerio.de/intelligente-dienstplanung-pflege/. Zeit- und Prozentangaben der Anbieter sind Werbeaussagen ohne unabhängige Prüfung. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.